Podle evropské směrnice o ochraně oznamovatelů, takzvaných whistleblowerů, by měly firmy a veřejné instituce zavést vnitřní oznamovací systém, který v rámci organizace umožní lidem upozorňovat na poškozování veřejných zájmů nebo neetické či protiprávní jednání. Česká republika termín 17. 12. 2021 pro implementaci směrnice nestihne. Přesto však není na co čekat. Pro kraje, obce a všechny státní a veřejné organizace platí přímá vykonatelnost směrnice od 17.12.2021. Tuto skutečnost potvrdilo ministerstvo spravedlnosti ve svém metodologickém pokynu ze dne 4. 11. 202, ve kterém vyzvalo všechny veřejné subjekty k zavedení oznamovacích systémů do 17.12.2021. Ale ani firmy, pokud mají více než 50 zaměstnanců, se nové povinnosti nevyhnou a je lepší se začít připravovat včas. Ministerstvo totiž potvrdilo, že zřídí k 17.12. 2021 externí oznamovací kanál, který budou moci využívat všichni oznamovatelé, nejenom ti z veřejného sektoru. Povinností každé organizace pak bude tyto oznamovatele chránit a neučinit proti nim žádné odvetné opatření, i když své procesy ještě nastavené nemají.
JAK BY MĚL INTERNÍ SYSTÉM FUNGOVAT
Organizace, kterých se to týká, by měly podle směrnice a původního návrhu zákona zákona:
Klíčové je jmenování tzv. příslušné osoby, která by v rámci interního systému měla oznámení přijímat a řešit. Jako jediná je oprávněná znát identitu oznamovatele (pokud ji oznamovatel uvedl) a je odpovědná ze její ochranu. Vede následnou komunikaci s oznamovatelem a posuzuje, zda jsou oznámení zákonná a důvodná. Takovou osobou může být člověk uvnitř organizace i externí osoba, je ale vždy důležité oddělit tuto funkci od běžných interních postupů, aby se zabránilo konfliktu zájmů a podezření z odvetných opatření. Z těchto důvodů může být tedy efektivnější volba externího profesionála, a to i z důvodů využití jeho odbornosti, zkušeností a zastupitelnosti. Anebo z důvodů čistě praktických – pochybení příslušné osoby zákonodárce kvalifikoval jako přestupek fyzické osoby s pokutou až 100.000 Kč.
FAIRWHISTLE – KOMPLETNÍ ŘEŠENÍ WHISTLEBLOWINGU OD HAVEL & PARTNERS
Řada zejména mezinárodních korporací již systém pro whistleblowing zavedla, ale pro většinu českých organizací v soukromém i veřejném sektoru půjde spíše o novinku. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací sytém přitom ale není triviální a zabere čas v řádech týdnů až měsíců. Doporučujeme proto začít s přípravou s předstihem a spolupracovat s compliance odborníky při nastavení etické linky, aby byla skutečně funkční.
Naše řešení FairWhistle je kompletní řešení na klíč, které splňuje všechny požadavky, které nová právní úprava přináší:
Pokud si to budete přát, implementujeme vám celý systém a kompletně převezmeme jeho správu a provoz a vy můžete svůj čas a lidské zdroje alokovat jinde. Pokud zvolíte naše standardizovaná balíčková řešení, získáte funkční řešení a splníte zákonnou povinnost s minimálními náklady. Naším cílem je vytvoření systému důvěryhodného pro oznamovatele, aby interní komunikační kanál byl jeho první volbou. Tím by se organizace měly o porušení práva dozvědět jako první a získat tak kontrolu nad jeho řešením. FairWhistle spojuje profesionalitu služeb i technologií. Získáte přístup k odborníkům na řízení rizik s praxí s řešením neetických jednání i prověřené bezpečné technologie partnerů, kteří nejsou na trhu nováčky a jejichž systémům můžete věřit.
Autor: Mgr. Kateřina Nešpůrková LL.M.
Zdroj: CZECHCRUNCH
9. 11. 2021
Jako whistleblower je označován člověk, který upozorní veřejnost nebo příslušné instituce na nelegitimní, neetické nebo nezákonné praktiky, které probíhají na jeho pracovišti a mohou jít například proti veřejnému zájmu. Jelikož whistlebloweři zveřejňují zpravidla citlivé či tajné informace, musí řešit i svou ochranu. V rámci České republiky ji bude brzy řešit nový zákon právě o ochraně oznamovatelů, který by měl implementovat požadavky evropské směrnice o whistleblowingu.
Směrnice vyžaduje přijetí zákona do 17. prosince letošního roku. V tuto chvíli ale není jisté, zda Česko tento termín stihne, nicméně pravidla vyplývající ze směrnice jsou jasná, a proto pokud jste společnost s více než 50 zaměstnanci, je jisté, že vás whistleblowing nemine.
Dle návrhu zákona o ochraně whistleblowerů by měly firmy a veřejné instituce povinně zavést vnitřní oznamovací systém, který v rámci organizace umožní lidem upozorňovat na poškozování veřejných zájmů nebo neetické či protiprávní jednání. Zajistit bezpečnou atmosféru, kde se lidé nebojí použít svůj hlas, tak bude pro mnohé firmy a organizace v následujících měsících velkou výzvou, na kterou je třeba se připravit.
Zákon totiž počítá s citelnými sankcemi, pokud povinnost nesplní a pouze formální vyřešení této povinnosti představuje pro organizaci dodatečná rizika. V tuzemské advokátní kanceláři Havel & Partners proto pro své klienty představili efektivní řešení v podobě služby FairWhistle, která problematiku whistleblowingu ve firmách řeší. A její partner Robert Nešpůrek v komentáři pro CzechCrunch vysvětluje, na co se vlastně mají firmy připravit.
Ochrana whistleblowerů
Whistleblowing je ve vyspělých zemích považovaný za efektivní nástroj, jak odhalovat neetické či protiprávní jednání uvnitř soukromé či veřejné organizace. Ucelená právní úprava whistleblowingu přitom v České republice doposud chyběla. Bez této úpravy může oznamovatel mít obavy ze ztráty zaměstnání, snížení platu nebo převedení na jinou práci či jiné odplaty ze strany kolegů či nadřízených.
Proto návrh zákona o ochraně oznamovatelů zavádí přísnou ochranu identity oznamovatele a zakazuje jakákoli odvetná opatření. Za porušení zákazu přitom hrozí pokuta až do výše 1 milionu korun nebo 5 % z posledního obratu.
Navrhovaný zákon konkrétně chrání oznamovatele upozorňující na protiprávní jednání v následujících oblastech:
Oznamovatelem může být pouze fyzická osoba a typicky jím bude zaměstnanec. Může však jít i o osoby pracující na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, spolupracující OSVČ, společníky, akcionáře a další osoby v dohledových nebo řídících orgánech, dobrovolníky, stážisty nebo také dodavatele.
Interní oznamovací systém
Zaměstnanci a další osoby pracující pro organizaci mají často přístup k citlivým informacím a mohou tak zjistit podezřelé jednání jako první. Otázkou je, kde jej pak oznámí. Podle návrhu zákona budou mít dvě možnosti, mohou se obrátit na externí oznamovací kanál zřízený ministerstvem spravedlnosti, nebo si mohou vybrat interní oznamovací systém své organizace.
Aby tedy zaměstnanci neoznamovali podezřelé jednání v rámci firmy úřadům a organizace tak neztratily kontrolu nad řešením svých problémů, měly by samy zajistit takový systém, který bude bezpečný, srozumitelný a důvěryhodný – a kde by se zaměstnanci nebáli oznamovat svá podezření na neetická jednání interně.
A to nejen proto, že tak dostojí vysokým etickým standardům nebo předcházejí riziku finančních ztrát či poškození svého renomé, ale také proto, že podle směrnice bude zavedení interního oznamovacího systému povinné pro:
Zajímavý je v tomto ohledu i výklad Evropské komise, která jednoznačně vysvětlila, že skupinové oznamovací systémy globálních a nadnárodních společností požadavkům Směrnice nevyhovují a že tedy každá společnost s více než 50 zaměstnanci bude muset zavést kanály a procesy pro přijímání interních oznámení bez ohledu na to, zda je nebo není součástí větší skupiny.
Jak by měl interní systém fungovat
Správnou implementaci whistleblowingu lze tedy vnímat jako součást řízení rizik organizace. Kromě eliminace rizika, že se budou zaměstnanci obracet na externí oznamovací kanál, je mimo jiné funkční systém etické linky jedním z předpokladů úspěšného řešení obrany organizace před trestní odpovědností právnických osob. Správným nastavením systému a komunikací o něm lze také předcházet případnému zneužívání.
Podle původního návrhu zákona, který však předchozí poslanecká sněmovna nestihla schválit, měly dotčené organizace povinně zavést interní oznamovací systém do 31. března 2022. Jaký termín schválí nová poslanecká sněmovna, v tuto chvíli jasné není, ale dá se předpokládat, že zákonodárce firmám příliš času nenabídne vzhledem k celkově opožděnému legislativnímu vývoji. Jisté je, že kdo implementaci whisleblowingu nezvládne včas, bude mu hrozit opět pokuta až 1 milion korun nebo 5 % z obratu.
Organizace, kterých se to týká, by měly podle návrhu zákona:
Oznamovatel by měl mít možnost podat oznámení ústně, písemně a na žádost osobně. Jaké konkrétní kanály zvolíte, je na vás. Za best practice považujeme webovou platformu, která umožňuje oznamovateli učinit oznámení odkudkoli, také zůstat anonymní, a přitom vést následnou komunikaci s organizací.
Klíčové je také jmenování tzv. příslušné osoby, která by v rámci interního systému měla oznámení přijímat. Jako jediná je oprávněná znát identitu oznamovatele (pokud ji oznamovatel uvedl) a je odpovědná ze její ochranu. Vede následnou komunikaci s oznamovatelem a posuzuje, zda jsou oznámení důvodná.
Takovou osobou může být člověk uvnitř organizace i externí osoba, je ale vždy důležité oddělit tuto funkci od běžných interních postupů, aby se zabránilo konfliktu zájmů a podezření z odvetných opatření. Z těchto důvodů může být tedy efektivnější volba externího profesionála, a to i z důvodů využití jeho zkušeností a zastupitelnosti.
Kompletní řešení whistleblowingu
Řada zejména mezinárodních korporací již zkušenosti s whistleblowingem má, ale pro většinu českých organizací v soukromém i veřejném sektoru půjde spíše o novinku. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací systém přitom není triviální a zabere čas v řádech týdnů až měsíců.
Nelze vynechat také proškolení zaměstnanců a zajištění dostatečné a jasné informovanosti o systému. Doporučujeme proto začít s přípravou s předstihem. I my pomáháme navrhnout a dodat celý systém (ať už pro jednotlivé společnosti nebo pro větší skupinu), vybrat správné oznamovací kanály včetně moderní webové platformy od renomovaných technologických partnerů a připravit veškerou dokumentaci i s komunikací a osvětou, která by měla každý funkční oznamovací systém doprovázet.
Následně můžeme zajistit další podporu při řešení oznámení, včetně převzetí funkce tzv. příslušné osoby. Celý systém whistleblowingu lze tedy outsourcovat, aniž byste se museli starat o jeho správu a provoz. Naším cílem je vytvoření systému důvěryhodného pro oznamovatele, aby interní komunikační kanál byl jeho první volbou. Tím by se organizace měly o porušení práva dozvědět jako první a získat tak kontrolu nad jeho řešením.
Zavedení a užívání etické linky určené pro oznamování protiprávního jednání uvnitř organizace bude nevyhnutelně zahrnovat zpracování osobních údajů. Proto každá společnost zavádějící ať už dobrovolně nebo povinně whistleblowing bude muset toto zpracování zohlednit také ve své interní[1] a externí[2] dokumentaci upravující nakládání s osobními údaji. Směrnice (EU) 2019/1937 o ochraně osob, které oznamují porušení práva předpokládá, že zpracování osobních údajů bude prováděno v souladu s právními předpisy EU, především s GDPR[3], které však neobsahuje žádná konkrétní ustanovení, která by řešila ochranu osobních údajů v rámci specifických systémů whistleblowingu. Při hledání pravidel je tedy nutné prostudovat širší prameny[4], které se touto problematikou zabývají.
Obecně lze shrnout, že zpracování osobních údajů v rámci whistleblowingu je specifické v tom, že je zde vysoká míra rizika pro oznamujícího, ale i pro ostatní osoby oznámením dotčené jakou jsou svědci, poškozené osoby nebo údajný pachatel. Zatímco u oznamovatele jde o riziko prozrazení jeho identity, která má být důsledně chráněná za účelem prevence odvetných opatření, u osob označených jako potenciální pachatelé jde především o riziko stigmatizace a viktimizace. Sám zákon o ochraně oznamovatele výslovně vyžaduje zavedení postupů, které budou osobní údaje zahrnovat jako např. pořizování nahrávek ústních oznámení, uchovávání oznámení nebo vedení evidence údajů o přijatých oznámení. A proto povinná osoba zavádějící whistleblowing musí splnit veškeré povinnosti, které jí jako správci osobních údajů ukládá GDPR.
Základní principy zpracování osobních údajů zůstávají stejné, ale pravda je, že v některých případech bude nutné více akcentovat individuální posouzení konkrétního případu, aby nedošlo ke změření účelu, ke kterému má whistleblowing sloužit:
Mgr. Ing. Jana Duchková
[1] Standardně se jedná o interní směrnici upravující nakládání s osobními údaji, poučení pro zaměstnance a spolupracující osoby, záznamy o činnostech zpracování.
[2] Např. zásady zpracování osobních údajů, které jsou většinou umístěné na webových stránkách správce osobních údajů.
[3] Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679.
[4] Vodítkem shrnujícím současnou best practice mohou být pokyny ke zpracování osobních údajů v rámci whistleblowingového řízení orgánů, institucí a agentur EU, které vydal evropský komisař pro ochranu osobních údajů v prosinci 2019, dostupné zde.
Komplexní materiál k problematice zpracování osobních údajů v rámci procesů whistleblowingu vypracoval také francouzský dozorový úřad CNIL, dostupné zde.
Poznáte, co mají lidé na obrázku společného? Jsou to whistlebloweři, tedy ti, kteří zveřejnili informace o podvodném jednání svého zaměstnavatele. A jejich oznámení pohnula dějinami. Sherron Watkins objevila účetní podvody a zajistila v roce 2002 dodnes jeden z nejvýznamnějších burzovních skandálů v rámci Spojených států - pád energetického gigantu Enron, který zničil i poradenskou firmu Arthur Andersen. Později v tomtéž roce Cynthia Cooper odhalila účetní machinace ve druhé největší americká telekomunikační společnost WorldCom, jejíž tržní kapitalizace dosahovala v dobách největší slávy 175 miliard dolarů, což dovedlo firmu k bankrotu a jejího ředitele na 25 let za mříže. Hemanth Kappann odstartoval v roce 2013 kauzu Dieselgate, která stála automobilový průmysl 32 miliard EUR. V tuto chvíli všichni napjatě čekáme, jaký bude celkový účet za oznámení bývalé zaměstnankyně Facebooku Francis Haugenové, která 13. září letošního roku nařkla svého zaměstnavatele z toho, že jeho platformy úmyslně šíří dezinformace, jsou škodlivé pro děti, a dokonce umožňují obchodování s lidmi. Prozatím víme, že akcie Facebooku reagovaly prudkým propadem – během jednoho obchodního dne odepsaly 4,9 %, čímž se hodnota jmění Marka Zuckerberga zmenšila o 6 miliard dolarů.
Není vyloučeno, že obdobné kauzy začneme brzy sledovat i v Čechách. Nově připravovaný zákon o whistleblowingu totiž umožní zaměstnancům oznamovat svá podezření nejen interně uvnitř organizace, ale i externě nově zřízenému úřadu při ministerstvu spravedlnosti a v některých případech je i přímo zveřejnit v médiích nebo na sociálních sítích. To vše pod absolutní ochranou pro whistleblowera. Jak tedy můžete zabránit vzniku kauz, finančním ztrátám nebo poškození reputace? Mluvte se svými whistleblowery dříve, než se rozhodnou jít na úřad či do médií! Zaveďte povinný whistleblowing ve svých organizacích tak dobře, že mu budou oznamovatelé věřit a použijí jej jako svoji první volbu. Díky efektivně zavedenému whistleblowingu se může vaše organizace o protiprávnostech dozvědět dříve, než se z nich stanou kauzy a bestsellery.
„I právě díky známým kauzám v Americe, v západní Evropě, ale i jinde se whistleblowing stal během posledního desetiletí nedílnou součástí Governance, Risk a Compliance (GRC) společností,“ vysvětluje Robert Nešpůrek, zakládající partner advokátní kanceláře HAVEL & PARTNERS, která se whistleblowingu se službou FairWhistle dlouhodobě věnuje. „Dnes již mnoho společností uznává přidanou hodnotu, kterou efektivní whistleblowing program může poskytnout, pokud je spojen se „speak up“ kulturou, ve které se zaměstnanci cítí oprávněni upozorňovat na problémy. Představenstva a vrcholoví manažeři naznali, že je mnohem lepší, když zaměstnanec upozorní na nedostatky v organizaci interně, kde je mohou rychle a efektivně vyřešit na rozdíl od situací, kdy problém eskaluje do sociálních médií, novin, nebo když jej řeší správní orgány. Naši klienti využívají i toho, že pokud je whistleblowing zaveden jako součást celkového přístupu organizace k etice, integritě a ESG principům, přitahuje pak společnost lépe investory, zaměstnance a může fungovat i jako konkurenční výhoda např. ve výběrových řízeních.“
Zdá se tedy, že přestože jde o regulatorní povinnost, může být zavedení systému whistleblowingu pro organizaci přínosné, pokud se správně uchopí. Cílem by mělo být vytvoření systému důvěryhodného pro oznamovatele, aby interní komunikační kanál byl jeho první volbou. Tím manažeři nebo majitelé získají šanci dozvídat se o potenciálních problémech v organizaci dřív, než začnou plnit novinové titulky. Pro oznamovatele by možnost bezpečně oznamovat v rámci organizace mohla být cesta, jak dosáhnout nápravy problému, o kterém se dozvěděl, a přitom svého zaměstnavatele nepoškodit. Nepředstavujme si totiž typického whistleblowera jako škůdce – podle zkušeností ze západní Evropy jde o člověka, který má zájem věci zlepšovat. Pokud je whistleblowing běžnou součástí interních procesů a má podporu ze strany vedení, lze takového optimálního řešení dosáhnout.
Pokud potřebujete poradit při zřizování interního mechanismu pro podávání oznámení, kontaktujte naše odborníky (https://www.fairwhistle.cz/kontakt/). Umíme přinést komplexní řešení od jednoduchého, do značné míry standardizovaného, pro malou firmu, až po na míru vytvořené pro skupinu podniků či veřejnoprávní subjekt.
Autoři: Mgr. Kateřina Nešpůrková, LL.M.
Před koncem roku uplyne lhůta pro přijetí českého zákona o whistleblowingu – s největší pravděpodobností marně. I přesto by se však stát, kraje, obce a jim podřízené organizace i firmy měli připravit na uplatňování pravidel evropské směrnice o whistleblowingu hned po 17. prosinci 2021. Tento výklad potvrdilo Ministerstvo spravedlnosti ČR, které ve svém metodologickém pokynu z 4.11. 2021 vyzvalo všechny státní instituce, kraje a a obce nad 10 tisíc obyvatel k zavedení vnitřních oznamovacích systémů do 17.12.2021. Zároveň potvrdilo, že k tomuto datu začne fungovat i externí oznamovací kanál, který budou moci využívat všichni oznamovatelé tj. nejenom ti z veřejného sektoru. Na tuto skutečnost nejsou české firmy připravené.
Směrnice o ochraně oznamovatelů porušení práva EU, která je všeobecně známá jako směrnice o whistleblowingu, vstoupila v platnost na podzim 2019. Jako každá směrnice zavazuje členské státy EU k tomu, aby podnikly na národní úrovni takové kroky, které zajistí uvedení příslušných pravidel společně dojednaných členskými státy v život. Tuto svou povinnost jsou státy povinny vždy splnit do určitého data. V případě směrnice o whistleblowingu je tímto datem 17. prosinec 2021. Již nyní je evidentní, že Česká republika svou povinnost včas nesplní a český zákon k uvedenému datu nebude schválen. Porušení této povinnosti bude mít pro veřejné subjekty v České republice jeden velmi konkrétní důsledek, který by již dnes měli vzít v potaz zejména vedoucí zaměstnanci státních, krajských a obecních organizací, stejně jako manažeři firem, za kterými stojí stát, kraje nebo obce.
Přímé účinky směrnice
Po marném uplynutí lhůty pro přijetí národní legislativy se totiž jednotlivec může vůči státu přímo dovolat aplikace konkrétních pravidel obsažených ve směrnici, a to jako by se jednalo o běžný český právní předpis. V případě směrnice o whistleblowingu se tak budou moci oznamující osoby (zaměstnanci, pracovníci, dodavatele a další) domáhat některých svých práv stanovených přímo směrnicí. Zaměstnavatelé budou přitom povinni plnit korespondující povinnosti, které ze směrnice vyplývají. Mezi tyto povinnosti může patřit především povinnost ochrany oznamující osoby, zákaz přijímání odvetných opatření, zavedení interních kanálů pro oznamování nebo třeba povinnost poskytovat informace o příjímání oznámení. Jedná se přitom o klíčová práva a povinnosti plynoucí ze směrnice, která jsou kostrou celého mechanismu ochrany oznamovatelů a jádrem příslušné právní úpravy.
Koho se to bude týkat
Pro běžnou praxi je klíčové, že pojem „stát“, tedy ten, vůči komu je možno se směrnice přímo dovolat, je třeba chápat široce. Nejde přitom o žádné nové nebo ad hoc umělé natahování pojmu, ale o dlouholetou, zavedenou a na právní úrovni všeobecně akceptovanou rozhodovací praxi Soudního dvora Evropské unie, která nenabízí příliš prostoru k pochybnostem. Soudní dvůr pod pojmem stát rozumí jakoukoliv organizaci nebo těleso, které podléhá pravomoci nebo kontrole státu nebo má zvláštní pravomoci nad rámec běžných soukromoprávních pravidel. Tato definice tak zahrnuje nejen samotné státní instituce jako ministerstva, nezávislé úřady, státní fondy a další organizace zřízené typicky zákonem nebo na základě zákona, ale také orgány místní samosprávy a jimi zřizované organizace. Nad to kontrole státu podléhají, a pod pojem „stát“ tak bezpochyby spadají, také státní, resp. veřejné podniky a firmy, které jsou státem nebo místními samosprávami vlastněny, jak vyplývá z rozhodnutí Soudního dvora EU. Osoby zodpovědné za chod těchto orgánů, institucí a firem by si tak měly být vědomy toho, že oznamující osoby se vůči nim budou moci dovolat ochrany plynoucí přímo ze směrnice o whistleblowingu již po 17. prosinci 2021, a to bez ohledu na to, zda prováděcí český zákon do té doby bude přijat či nikoliv. Oznamující osoby se nicméně budou moci dovolat pouze ustanovení směrnice samotné, a nikoliv širšího pojetí ochrany jdoucího nad rámec směrnice, jak je obsaženo v současném návrhu českého zákona.
Čeho se může oznamovatel dovolat
Bezprostředním důsledkem tohoto selhání českého zákonodárce tak bude zejména fakt, že oznamující osoby se budou moci dožadovat zejména interních mechanismů pro podání oznámení, oznamujícím osobám bude muset být poskytnuta ochrana v případě učiněného oznámení a v případě, že bude vůči oznamující osobě např. učiněno odvetné opatření, bude tato moci uplatnit nárok na náhradu újmy. To vše bez toho, aby český právní řád stanovil přesnější pravidla, jak mají státní instituce uvedené zajistit. Ustanovení směrnice se v těchto ohledech totiž jeví jako poměrně jasná a podrobná.Pokud potřebujete poradit při zřizování interního mechanismu pro podávání oznámení, neváhejte kontaktovat naše odborníky (https://www.fairwhistle.cz/kontakt/). Umíme přinést komplexní řešení od jednoduchého, do značné míry standardizovaného, pro malou firmu, až po na míru vytvořené pro skupinu podniků či veřejnoprávní subjekt.
Autoři: Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M., Mgr. Vojtěch Bartoš, Mgr. Jaroslav Šuchman, LL.M.
Zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby povinné osoby umožnily oznamovatelům (tj. především zaměstnancům, OSVČ, ale i smluvním partnerům jako např. dodavatelům), učinit v rámci své organizace oznámení písemně, ústně a na žádost i osobně. Dále zákon požaduje, aby obsah oznámení a totožnost oznamovatele znala pouze tzv. příslušná osoba, tj. za tímto účelem jmenovaný firemní ombudsman.
Jaké konkrétní oznamovací kanály zvolíte, je na vás, ale musíte je namixovat tak, abyste splnili zákonný požadavek umožnit všem potenciálním oznamovatelům oznamovat písemně, ústně a osobně, a abyste zajistili ochranu jejich identity.
Možností je celá řada:
Při jejich výběru zvažte, co je pro vaši organizaci důležité a jaké požadavky by měly kanály splňovat. Jednotlivé parametry kanálů mohou zvyšovat komfort uživatelů (dostupnost i mimo pracovní dobu) či naopak nevědomky stavět bariéry (omezené jazykové verze, nedostatečná ochrana anonymity oznamovatele, omezený přístup pro osoby mimo organizaci). Za best practice řešení jsou v současné době považovány webové platformy, které fungují jako cloudová služba, a proto většinou nevyžadují žádný zásah do vašeho IT systému. Pokud zvolíte pokročilejší verze webových platforem, které umožňují v jednom systému písemné i telefonické oznamování, budete je muset doplnit již jen osobou firemního ombudsmana.
Mnoho klientů se nás ptá, zda musí přijímat anonymní oznámení. Směrnice EU uvádí, že členské státy mohou zavést povinnost organizací přijímat anonymní oznámení. Současný návrh zákona tuto povinnost výslovně neobsahuje, ale důvodová zpráva uvádí, že anonymní podání je nutné přijímat. Proto se domníváme, že pokud by se organizace snažila vyloučit anonymní oznámení, riskovala by, že její vnitřní oznamovací systém nebude splňovat zákonné požadavky. Pokud se snažíte zavést bezpečný a důvěryhodný oznamovací systém, pak možnost oznamovat anonymně bude zvyšovat kredibilitu celého systému. Kromě toho, statistiky uvádějí, že společnosti, které anonymní oznamování připustily, získávají vyšší počet relevantních oznámení.
Níže najdete přehled vlastností nejvíce využívaných oznamovacích kanálů.
| Výhody: | Nevýhody: |
|---|---|
| Má odborné znalosti a zkušenosti s přijímáním a řešením oznámení a umí řídit právní rizika | Nevhodné pro oznamovatele, který chce zůstat 100% anonymní |
| Stojí mimo organizaci, není v konfliktu zájmů | Neumožňuje ústně oznamovat odkudkoli a kdykoli, je nutné sjednat schůzku |
| Zvyšuje důvěryhodnost pro oznamovatele, může mu poskytnout podporu a informace ohledně jeho práv, navázat s ním dialog a získat informace nezbytné k efektivnímu prošetření oznámení | Pro prověřování oznámení uvnitř organizace bude potřebovat součinnost organizace |
| Je nestranný, není ovlivněn tlakem či míněním zaměstnanců v dané organizaci | |
| Je k dispozici 24/7, funguje zastupitelnost, je schopný komunikovat v jazycích, které potřebujete |
| Výhody: | Nevýhody: |
|---|---|
| Zná prostředí organizace a snadněji bude prověřovat případná oznámení | Nevhodné pro oznamovatele, který chce zůstat 100% anonymní |
| Neumožňuje ústně oznamovat odkudkoli a kdykoli, je nutné sjednat schůzku | |
| Není nestranný a hrozí konflikt zájmů, může být pod tlakem organizace, jejímž je zaměstnanec | |
| Menší důvěra pro oznamovatele, který nevěří, v jeho nestrannost | |
| Nemá dostatek znalostí a zkušeností pro řízení rizik spojených s oznamováním | |
| Nutné vyčlenit kapacitu zaměstnance nebo přijmout nového, zajistit jeho dostupnost 365/7 nebo zastupitelnost může být obtížné |
| Výhody: | Nevýhody: |
|---|---|
| Umožňuje písemné oznamování odkudkoli s přístupem na web a kdykoli 24/7, sofistikovanější verze zahrnují i telefonické oznamování | Nutnost počítačové/elektronické gramotnosti |
| Umožňuje 100% anonymní oznámení | Nutnost přihlašování do systému (požadavek na uživatelské jméno/heslo) |
| Umožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem a zasílání příloh | Vyžaduje delší čas pro zřízení a nastavení vnitřního uživatelského prostředí |
| Vnitřní prostředí můžete uzpůsobit vaší organizaci (loga, jazyky, vysvětlující texty, dotazníky) | Cloudová služba je zpoplatněna |
| Lze nastavit přístupová práva příslušným osobám | |
| Poskytují auditní záznam o aktivitách v systému | |
| Umožňují vést elektronickou evidenci oznámení |
| Výhody: | Nevýhody: |
|---|---|
| Univerzální a levné řešení | Náročné z hlediska IT opatření v rámci organizace: email musí být zajištěn tak, aby do něj neměl přístup nikdo kromě příslušné osoby |
| Umožňuje písemné oznamování odkudkoli s přístupem na web a kdykoli 24/7 | Ochrana identity oznamovatele a důvěrnost informací není zaručena: e-mail může být vždy vystopován |
| Umožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem a zasílání příloh (důkazů atp.) | Nedůvěra oznamovatele, který nevěří v důvěrnost e-mailové komunikace |
| Výhody: | Nevýhody: |
|---|---|
| Umožňuje ústní oznamování odkudkoli bez nutnosti přístupu na web, automatizovaný systém kdykoli 24/7 | Nemusí zajistit anonymitu/ochranu identity oznamovatele |
| Nemožnost následné komunikace s oznamovatelem | |
| Neumožňuje zasílání dokumentů (přiložení důkazů) | |
| Nutné zajistit nahrávku ústního oznámení | |
| Případná jazyková bariéra (např. omezená schopnost komunikovat v anglickém či jiném jazyce) |
| Výhody: | Nevýhody: |
|---|---|
| Jednoduché řešení | Obtížné zajistit ochranu identity oznamovatele při vkládání oznámení |
| Omezená přístupnost: přístupné jen v pracovní době a nepřístupné pro oznamovatele mimo organizaci jako jsou dodavatelé | |
| Rychlé a levné řešení | Necentralizované řešení, pokud má zaměstnavatel více poboček Nepraktické: nutnost zajistit 24/7 obsluhu schránky Neumožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem Neumožňuje elektronickou evidenci oznámení |
Autoři: Mgr. Bc. Libor Novák, Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M.
Digitalizace pronikla i do oblasti oznamování protiprávního nebo neetického jednání – whistleblowingu. Na trhu je k dispozici řada technologických řešení – webových platforem – které mohou sloužit organizacím jako efektivní písemný oznamovací kanál. Vzhledem k tomu, že řada těchto platforem má i další užitečné funkce, jsou v této době považovány za best practice nástroj pro whistleblowing.
Mezi největší přednosti webových platforem patří:
Český zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, kromě dalších povinností, aby organizace umožnily podávat oznámení o podezření na protiprávní jednání uvnitř své organizace písemně, ústně a na žádost i osobně. A proto webová platforma sama o sobě pro splnění zákonných požadavků na interní oznamovací systém nestačí. Může však být jeho vhodným doplňkem.
O co tedy přesně jde? Webové platformy fungují jako cloudová služba, a proto většinou nevyžadují žádný zásah do vašeho IT systému. Každá organizace dostane svoji jedinečnou webovou adresu, která je chráněná přístupovými kódy. Aplikace má 2 části. Jedna část je přístupná pro oznamovatele a slouží k podání oznámení. Druhá část je administrativní a přístup do ní má pouze tzv. příslušná osoba, tj. osoba oprávněná přijímat a řešit oznámení.
Oznamovací část obsahuje většinou dotazníkový formulář pro oznámení, který si organizace může více či méně (podle typu platformy) nastavit co se týká jazyka, vysvětlujících textů, kategorií oznámení atp. Je vhodné tomuto nastavení věnovat zvýšenou pozornost, protože správně položené otázky a vhodná komunikace může rozhodnout o tom, zda organizace získá dostatek informací pro prověření oznámení ke spokojenosti oznamovatele. A to je velmi důležité, protože pokud oznamovatel nebude s výsledky prověřování spokojený, může své oznámení učinit i mimo organizaci, což není žádoucí.
Administrativní část slouží k přijímání oznámení, komunikaci s oznamovatelem a vedení evidence oznámení. V souladu s požadavky zákona toto mohou dělat pouze tzv. příslušné osoby, tj. osoby jmenované za tím účelem organizací, které jediné jsou oprávněny znát a musí chránit identitu oznamovatele a všechny informace uvedené v oznámení. Opravdu sofistikované systémy jdou ještě o krok dál a umožňují z reportu odstranit osobní údaje a rovnou v systému jej zpřístupnit řešitelům, kteří oznámení věcně prověřují. Bez této funkce musí příslušná osoba zajistit jinou vhodnou formu, jak zajistit prověřování oznámení řešiteli, aniž by prozradila identitu oznamovatele nebo další zákonem chráněné údaje.
Velkou výhodou zapojení technologií je auditní záznam o aktivitách, který umožňuje prokázat splnění zákonných povinností ze strany organizace vůči dozorovým orgánům nebo u soudu. To platí samozřejmě za předpokladu, že příslušné kroky jsou prováděné věcně správně, včas a oprávněnými osobami.
Jednotlivá řešení na trhu se od sebe liší uživatelským prostředím, dostupnými jazyky v části pro oznamování nebo v administrativní části, mírou zajištění kybernetické bezpečnosti, umístěním svých serverů, robustností svého řešení a samozřejmě i cenou. Za užívání webové platformy se platí, většinou jde o měsíční poplatky, které zahrnují údržbu, servis a aktualizace aplikace.
Pokud budete uvažovat o zavedení webové platformy pro vaši organizaci, určitě se vyplatí podívat se na více systémů, porovnat jejich funkce a zvolit takové řešení, které bude vyhovovat potřebám vaší organizace, a jak opakovaně uvádíme na těchto stránkách, které bude pro vaše oznamovatele bezpečné a důvěryhodné.
Autor: Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M.
