Podle evropské směrnice o ochraně oznamovatelů, takzvaných whistleblowerů, by měly firmy a veřejné instituce zavést vnitřní oznamovací systém, který v rámci organizace umožní lidem upozorňovat na poškozování veřejných zájmů nebo neetické či protiprávní jednání. Česká republika termín 17. 12. 2021 pro implementaci směrnice nestihne. Přesto však není na co čekat. Pro kraje, obce a všechny státní a veřejné organizace platí přímá vykonatelnost směrnice od 17.12.2021. Tuto skutečnost potvrdilo ministerstvo spravedlnosti ve svém metodologickém pokynu ze dne 4. 11. 202, ve kterém vyzvalo všechny veřejné subjekty k zavedení oznamovacích systémů do 17.12.2021. Ale ani firmy, pokud mají více než 50 zaměstnanců, se nové povinnosti nevyhnou a je lepší se začít připravovat včas. Ministerstvo totiž potvrdilo, že zřídí k 17.12. 2021 externí oznamovací kanál, který budou moci využívat všichni oznamovatelé, nejenom ti z veřejného sektoru. Povinností každé organizace pak bude tyto oznamovatele chránit a neučinit proti nim žádné odvetné opatření, i když své procesy ještě nastavené nemají.

JAK BY MĚL INTERNÍ SYSTÉM FUNGOVAT

Organizace, kterých se to týká, by měly podle směrnice a původního návrhu zákona zákona:

• vytvořit zabezpečené kanály pro podávání oznámení
• určit příslušnou osobu odpovědnou za řešení oznámení
• komunikovat s oznamovateli v zákonných lhůtách
• vytvořit systém evidence oznámení
• zajistit řádné prověření všech oznámení a přijmout opatření k nápravě či prevenci nežádoucího chování, pokud se oznámení ukáže jako důvodné
• a v neposlední řadě zajistit, aby nebyla po celou dobu výše uvedeného procesu prozrazena identita oznamovatele a nebylo vůči němu učiněno žádné odvetné opatření.

Klíčové je jmenování tzv. příslušné osoby, která by v rámci interního systému měla oznámení přijímat a řešit. Jako jediná je oprávněná znát identitu oznamovatele (pokud ji oznamovatel uvedl) a je odpovědná ze její ochranu. Vede následnou komunikaci s oznamovatelem a posuzuje, zda jsou oznámení zákonná a důvodná. Takovou osobou může být člověk uvnitř organizace i externí osoba, je ale vždy důležité oddělit tuto funkci od běžných interních postupů, aby se zabránilo konfliktu zájmů a podezření z odvetných opatření. Z těchto důvodů může být tedy efektivnější volba externího profesionála, a to i z důvodů využití jeho odbornosti, zkušeností a zastupitelnosti. Anebo z důvodů čistě praktických – pochybení příslušné osoby zákonodárce kvalifikoval jako přestupek fyzické osoby s pokutou až 100.000 Kč.

FAIRWHISTLE – KOMPLETNÍ ŘEŠENÍ WHISTLEBLOWINGU OD HAVEL & PARTNERS

Řada zejména mezinárodních korporací již systém pro whistleblowing zavedla, ale pro většinu českých organizací v soukromém i veřejném sektoru půjde spíše o novinku. Vytvořit funkční a důvěryhodný oznamovací sytém přitom ale není triviální a zabere čas v řádech týdnů až měsíců. Doporučujeme proto začít s přípravou s předstihem a spolupracovat s compliance odborníky při nastavení etické linky, aby byla skutečně funkční.

Naše řešení FairWhistle je kompletní řešení na klíč, které splňuje všechny požadavky, které nová právní úprava přináší: 

• pomůže vám navrhnout a zavést celou etickou linku, vybrat správné oznamovací kanály včetně moderní webové platformy od renomovaných technologických partnerů
• nastavíme funkční procesy pro přijímání a řešení oznámení
• připravíme veškerou nezbytnou dokumentaci včetně GDPR
• zaškolíme příslušnou osobu i řešitele
• pomůžeme s komunikací a osvětou, která by měla každý funkční oznamovací systém doprovázet.
• můžeme zajistit další podporu při řešení oznámení, včetně převzetí funkce příslušné osoby, to compliance právníky s praxí v oblasti oznamování, kteří odřídí rizika za vás.  

Pokud si to budete přát, implementujeme vám celý systém a kompletně převezmeme jeho správu a provoz a vy můžete svůj čas a lidské zdroje alokovat jinde. Pokud zvolíte naše standardizovaná balíčková řešení, získáte funkční řešení a splníte zákonnou povinnost s minimálními náklady. Naším cílem je vytvoření systému důvěryhodného pro oznamovatele, aby interní komunikační kanál byl jeho první volbou. Tím by se organizace měly o porušení práva dozvědět jako první a získat tak kontrolu nad jeho řešením. FairWhistle spojuje profesionalitu služeb i technologií. Získáte přístup k odborníkům na řízení rizik s praxí s řešením neetických jednání i prověřené bezpečné technologie partnerů, kteří nejsou na trhu nováčky a jejichž systémům můžete věřit.

Autor: Mgr. Kateřina Nešpůrková LL.M.