Směrnice EU o whistleblowingu má být implementována do 17. prosince 2021. Je vaše organizace připravena? Stáhněte si zdarma průvodce implementací.
FairWhistle Logo

Jaké oznamovací kanály zavést ve vaší organizaci?

13.07.2021

Zákon o ochraně oznamovatelů vyžaduje, aby povinné osoby umožnily oznamovatelům (tj. především zaměstnancům, OSVČ, ale i smluvním partnerům jako např. dodavatelům), učinit v rámci své organizace oznámení písemně, ústně a na žádost i osobně. Dále zákon požaduje, aby obsah oznámení a totožnost oznamovatele znala pouze tzv. příslušná osoba, tj.  za tímto účelem jmenovaný firemní ombudsman.

Jaké konkrétní oznamovací kanály zvolíte, je na vás, ale musíte je namixovat tak, abyste splnili zákonný požadavek umožnit všem potenciálním oznamovatelům oznamovat písemně, ústně a osobně, a abyste zajistili ochranu jejich identity.

Možností je celá řada:

  • osobní oznámení osobě uvnitř organizace
  • osobní oznámení externí třetí osobě
  • webová platforma
  • e-mail
  • telefon – ústní oznámení fyzické osobě
  • telefon – ústní oznámení automatickému systému
  • telefon – SMS
  • fyzická schránka
  • chat

Při jejich výběru zvažte, co je pro vaši organizaci důležité a jaké požadavky by měly kanály splňovat. Jednotlivé parametry kanálů mohou zvyšovat komfort uživatelů (dostupnost i mimo pracovní dobu) či naopak nevědomky stavět bariéry (omezené jazykové verze, nedostatečná ochrana anonymity oznamovatele, omezený přístup pro osoby mimo organizaci). Za best practice řešení jsou v současné době považovány webové platformy, které fungují jako cloudová služba, a proto většinou nevyžadují žádný zásah do vašeho IT systému. Pokud zvolíte pokročilejší verze webových platforem, které umožňují v jednom systému písemné i telefonické oznamování, budete je muset doplnit již jen osobou firemního ombudsmana.

Mnoho klientů se nás ptá, zda musí přijímat anonymní oznámení. Směrnice EU uvádí, že členské státy mohou zavést povinnost organizací přijímat anonymní oznámení. Současný návrh zákona tuto povinnost výslovně neobsahuje, ale důvodová zpráva uvádí, že anonymní podání je nutné přijímat. Proto se domníváme, že pokud by se organizace snažila vyloučit anonymní oznámení, riskovala by, že její vnitřní oznamovací systém nebude splňovat zákonné požadavky. Pokud se snažíte zavést bezpečný a důvěryhodný oznamovací systém, pak možnost oznamovat anonymně bude zvyšovat kredibilitu celého systému. Kromě toho, statistiky uvádějí, že společnosti, které anonymní oznamování připustily, získávají vyšší počet relevantních oznámení.

Níže najdete přehled vlastností nejvíce využívaných oznamovacích kanálů.

  • Externí ombudsman: nezávislý profesionál s příslušným vzděláním a expertizou jmenovaný organizací jako tzv. příslušná osoba, která je odpovědná za přijímání a řešení oznámení.
Výhody: Nevýhody:
Má odborné znalosti a zkušenosti s přijímáním a řešením oznámení a umí řídit právní rizikaNevhodné pro oznamovatele, který chce zůstat 100% anonymní 
Stojí mimo organizaci, není v konfliktu zájmůNeumožňuje ústně oznamovat odkudkoli a kdykoli, je nutné sjednat schůzku
Zvyšuje důvěryhodnost pro oznamovatele, může mu poskytnout podporu a informace ohledně jeho práv, navázat s ním dialog a získat informace nezbytné k efektivnímu prošetření oznámeníPro prověřování oznámení uvnitř organizace bude potřebovat součinnost organizace
Je nestranný, není ovlivněn tlakem či míněním zaměstnanců v dané organizaci 
Je k dispozici 24/7, funguje zastupitelnost, je schopný komunikovat v jazycích, které potřebujete 
  • Interní ombudsman: zaměstnanec organizace jmenovaný jako tzv. příslušná osoba, která je odpovědná za přijímání a řešení oznámení.
Výhody: Nevýhody:
Zná prostředí organizace a snadněji bude prověřovat případná oznámeníNevhodné pro oznamovatele, který chce zůstat 100% anonymní 
 Neumožňuje ústně oznamovat odkudkoli a kdykoli, je nutné sjednat schůzku
 Není nestranný a hrozí konflikt zájmů, může být pod tlakem organizace, jejímž je zaměstnanec
 Menší důvěra pro oznamovatele,  který nevěří, v jeho nestrannost
 Nemá dostatek znalostí a zkušeností pro řízení rizik spojených s oznamováním
 Nutné vyčlenit kapacitu zaměstnance nebo přijmout nového, zajistit jeho dostupnost 365/7 nebo zastupitelnost může být obtížné
  • Webová platforma: cloudová služba pro online oznamování na zabezpečené webové adrese určené pro organizaci
Výhody: Nevýhody:
Umožňuje písemné oznamování odkudkoli s přístupem na web a kdykoli 24/7, sofistikovanější verze zahrnují i telefonické oznamováníNutnost počítačové/elektronické gramotnosti
Umožňuje 100% anonymní oznámeníNutnost přihlašování do systému (požadavek na uživatelské jméno/heslo)  
Umožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem a zasílání přílohVyžaduje delší čas pro zřízení a  nastavení vnitřního uživatelského prostředí
Vnitřní prostředí můžete uzpůsobit vaší organizaci (loga, jazyky, vysvětlující texty, dotazníky)Cloudová služba je zpoplatněna
Lze nastavit přístupová práva příslušným osobám 
Poskytují auditní záznam o aktivitách v systému 
Umožňují vést elektronickou evidenci oznámení 
  • E-mailová adresa: centrální e-mailová adresa zřízená výlučně pro oznamování, ke které má přístup pouze příslušná osoba.
Výhody: Nevýhody:
Univerzální a levné řešení  Náročné z hlediska IT opatření v rámci organizace: email musí být zajištěn tak, aby do něj neměl přístup nikdo kromě příslušné osoby
Umožňuje písemné oznamování odkudkoli s přístupem na web a kdykoli 24/7  Ochrana identity oznamovatele a důvěrnost informací není zaručena: e-mail může být vždy vystopován
Umožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem a zasílání příloh (důkazů atp.)Nedůvěra oznamovatele, který nevěří v důvěrnost e-mailové komunikace
  • Telefonní linka: centrální telefonní linka zřízená výlučně pro ústní oznamování, ke které má přístup pouze příslušná osoba. Může být pojata různými způsoby: záznamník, rozhovor s externím operátorem nebo přímo s příslušnou osobou.
Výhody: Nevýhody:
Umožňuje ústní oznamování odkudkoli bez nutnosti přístupu na web, automatizovaný systém kdykoli 24/7Nemusí zajistit anonymitu/ochranu identity oznamovatele  
Nemožnost následné komunikace s oznamovatelem  
Neumožňuje zasílání dokumentů (přiložení důkazů) 
Nutné zajistit nahrávku ústního oznámení
Případná jazyková bariéra (např. omezená schopnost komunikovat v anglickém či jiném jazyce)
  • Schránka důvěry: fyzická schránka umístěná v prostorách organizace, do které mohou oznamovatelé vkládat svá písemná oznámení.
Výhody: Nevýhody:
Jednoduché řešení  Obtížné zajistit ochranu identity oznamovatele při vkládání oznámení
Omezená přístupnost: přístupné jen v pracovní době a nepřístupné pro oznamovatele mimo organizaci jako jsou dodavatelé 
Rychlé a levné řešeníNecentralizované řešení, pokud má zaměstnavatel více poboček
Nepraktické: nutnost zajistit 24/7 obsluhu schránky
Neumožňuje následnou komunikaci s oznamovatelem
Neumožňuje elektronickou evidenci oznámení

Autoři: Mgr. Bc. Libor Novák, Mgr. Robert Nešpůrek, LL.M.

Prozkoumejte naše řešení whistleblowingu

Špičkové právní poradenství, moderní technologie a praktická zkušenost s řízením rizik. 
Vhodné pro soukromé i veřejné organizace.
Vyberte své řešení:

Standard

Rychlé balíčkové řešení
Více informací

Individual

Na míru vaší organizaci
Více informací
Více o FairWhistle

Dále vás může zajímat...

Je Vaše organizace
připravena?

Směrnice EU o whistleblowingu má být implementována do 17. prosince 2021. Máte splněny všechny zákonné povinnosti? Stáhněte si zdarma našeho průvodce, jak whistleblowing implementovat.







PDF průvodce obratem zašleme na uvedený e-mail.
FairWhistle je projektem advokátní kanceláře Havel & Partners ve spolupráci se sesterskou společností FairData Professionals a.s.
crossmenu